Criterios para elegir una Agencia de Comunicación

Elegir una agencia de comunicación no es tarea fácil. Muchas empresas, especialmente pymes o pequeñas organizaciones, encuentran en nuestro sector un mundo desconocido en el que existen numerosas agencias que ofrecen servicios, algunas veces totalmente desconocidos para ellas, en el que les es dificil escoger.

Las grandes organizaciones, que cuentan con amplios equipos de marketing y experiencia dentro de las RRPP y la comunicación, optan por convocar concursos, puesto que tienen claros sus objetivos: Buscan un plan que se adecúe a sus necesidades de negocio y con un alcance determinado en diferentes audiencias (clientes, stakeholders, medios de comunicación, empleados). Estos concursos suelen ser en algunas ocasiones "maratonianos" y pueden derivar en procesos muy largos y duros para las agencias.

Sin embargo, una empresa más pequeña, o con menos experiencia en este ámbito, muchas veces desconoce los criterios que puede establecer a la hora de buscar una agencia que se adecúe a lo que quieren: es decir, a promocionar y difundir su empresa o producto, de manera que llegue a sus públicos clave.

Los antecedentes y las credenciales de una agencia no deberían ser suficientes para tomar una decisión: existen muchos más factores que una compañía se debería plantear antes de elegir una agencia. Para ello, aquí van algunos consejos básicos para escoger una Agencia de Comunicación adecuada para nuestra compañía:

1. Establecer objetivos: Plantearnos para qué queremos hacer comunicación, ¿qué estamos buscando?: Alinear el equipo interno con los objetivos de la empresa, tener más presencia en medios, promocionar un producto o servicio concreto, llegar a un tipo de público al que nunca antes nos hemos dirigido, aumentar nuestra presencia en 2.0... Etc. En función de estos criterios, podremos analizar qué tipo de agencias ofrecen lo que buscamos (Comunicación Interna, Planes estratégicos, Experiencia en uno u otro sector, etc.)
2. Pensar qué tipo de relación buscamos con nuestra agencia: Dependiendo del tipo de empresa y del tipo de negocio, (junto con los objetivos que acabamos de definir), podemos determinar qué tipo de relación buscamos con nuestra agencia: Una relación más funcional, basada en el envío de informaciones y en la consecución de un plan definido con anterioridad, o una relación más estrecha, en la que lo que pretendemos es que nuestra agencia trabaje como parte de la empresa, como el departamento externo de relaciones públicas de la compañía, a la que podamos recurrir en busca de consejo, asesoramiento, y necesidad, en cualquier momento. Para ello, cada agencia tiene una forma de funcionar y existen muchas agencias de uno y otro tipo.
3. Analizar la oferta: Simplificando mucho el panorama, podemos delimitar otros dos grandes grupos de agencias: las especializadas y las multisectoriales. Si buscamos poner nuestro foco en un determinado sector, existen varias agencias cuya experiencia y trabajo se centra en un sólo ámbito. Si por el contrario, nuestro negocio abarca varios sectores, o queremos ampliar nuestro foco, deberíamos buscar empresas generalistas, que habitualmente estén en contacto con diversos tipos de negocios y por lo tanto, medios de comunicación.
4. Pedir consejo: Existen tantas agencias que ofrecen servicios parecidos, que es difícil escoger entre ellas si no tenemos alguna referencia. Para ello, consultar a otras empresas, e incluso, a algún periodista del sector, si tenemos relación con alguno, puede ofrecernos una visión más real de cómo funcionan unas y otras y de cuál puede ser mejor para nosotros.
5. Entrar en detalle: Para conocer una agencia no basta con visitar su página web. Es aconsejable cerrar reuniones para conocer la agencia, cómo trabaja y todas sus características: desde el equipo, (para analizar la conexión que puede tener con el nuestro-factor clave para la comunicación efectiva), sus servicios, procedimientos, métodos de trabajo, experiencia, etc. De este modo podremos apreciar si sus valores clave guardan relación con las necesidades específicas de la empresa y su manera de trabajar, si conocen o no nuestro negocio, si son proactivos (ofreciendo soluciones, asesoramiento o consejos) o reactivos, etc.
6. Analizar las propuestas: Una vez que hemos solicitado una propuesta, debemos ver si esta encaja con los objetivos que habíamos definido, en función de herramientas, servicios, creatvidad y originalidad de la propuesta, adecuación a nuestro caso concreto, definición y desarrollo de los planes de comunicación, tiempo y coste. Además, la presentación de una propuesta puede ser un momento crucial para la toma de decisiones.